Een goede dagplanning voor werk op locatie

Hoe zorg je dan toch voor een planning die werkt? Hieronder lees je hoe je afspraken slim op elkaar laat aansluiten, wat je doet als een afspraak uitloopt en hoe zo’n werkdag er in de praktijk uit kan zien. Inclusief een voorbeeld dat je direct kunt gebruiken.

Wat is een dagplanning als je op locatie werkt?

Een dagplanning voor werk op locatie draait om meer dan alleen je afspraken. Je houdt ook rekening met de reistijd ertussen en met ruimte voor momenten waarop een klus langer duurt dan verwacht. Juist daarin verschilt deze planning van een werkdag op kantoor: je hebt minder zelf in de hand. Verkeer kan tegenzitten, een afspraak kan uitlopen of een klant kan op het laatste moment de afspraak willen verplaatsen.

Waar je op kantoor vooral taken inplant, plan je onderweg eigenlijk een route met verschillende stops. En bij iedere stop bestaat de kans dat je planning verandert.

Waarom de volgorde van je afspraken belangrijker is dan het aantal

Niet alleen het aantal afspraken bepaalt hoe druk je dag wordt. Vooral de volgorde waarin je ze plant maakt verschil. Rij je ’s ochtends naar de andere kant van je werkgebied en later weer terug, dan ben je onnodig veel tijd kwijt aan reizen. Loopt de eerste afspraak ook nog uit, dan schuift de rest van je planning direct mee.

Plan je klanten die dicht bij elkaar zitten achter elkaar, dan bouw je automatisch wat meer ruimte in. Een uitgelopen afspraak is makkelijker op te vangen als je daarna maar tien minuten hoeft te rijden dan wanneer je nog drie kwartier onderweg bent.

Hoe bouw je een dagplanning die deze volgorde vasthoudt?

Een goede dagplanning bouw je in drie stappen op. Eerst zet je de afspraken neer die al vaststaan. Daarna kijk je naar de meest logische volgorde op basis van locatie. Pas als dat staat, vul je de overige ruimte in.

Stap 1: Plan de vaste afspraken als eerst in

Begin met de afspraken waar je niet meer omheen kunt. Denk aan klantafspraken die al zijn ingepland, een terugkerende klus of een vaste tijd waarop je iets moet ophalen of afleveren. Dit zijn de vaste punten van je dag. Alles wat je daarna toevoegt, plan je hier logisch omheen.

Stap 2: Kijk naar locatie, niet naar het moment van aanmelden

De volgorde waarin klanten zich melden, hoeft niet de volgorde van je planning te bepalen. Kijk vooral naar waar de afspraken plaatsvinden. Zitten twee klanten een paar straten van elkaar vandaan? Plan ze dan achter elkaar, ook als de ene afspraak later is aangevraagd dan de andere.

Stap 3: Vul de overige tijd met losse taken

Administratie, offertes en telefoontjes kun je het beste aan het begin of einde van je dag plannen. Probeer ze niet tussen twee afspraken op locatie te proppen. Een kwartier tussendoor lijkt misschien efficiënt, maar in de praktijk kost het vaak meer tijd doordat je steeds moet schakelen tussen verschillende soorten werk.

Wat doe je als een afspraak uitloopt?

Loopt een afspraak uit? Kijk dan eerst wat dat betekent voor de afspraak erna, in plaats van meteen je hele dag te verschuiven. Weet je dat je later aankomt, laat dit dan zo snel mogelijk aan de volgende klant weten. Een klant die vooraf weet dat je iets later bent, zal daar meestal meer begrip voor hebben dan wanneer je pas iets laat horen zodra je al te laat bent.

Heb je aan het einde van de dag extra ruimte ingepland? Gebruik die dan om de uitloop op te vangen. Zo voorkom je dat iedere volgende afspraak steeds verder opschuift en je aan het einde van de dag alsnog een afspraak moet verzetten of afzeggen.

Dagplanning voorbeeld voor werk op locatie

Hieronder zie je een voorbeeld van een werkdag van een zelfstandig ondernemer die drie klanten in dezelfde regio bezoekt. Naast de afspraken is er ook ruimte voor administratie en eventuele uitloop.

De volgorde A-B-C volgt de route, niet de datum waarop de afspraken zijn gemaakt. De buffer staat aan het einde, zodat uitloop bij klant A of B niet meteen klant C in de problemen brengt.

Waar een goede dagplanning tegenaan loopt

Zelfs een goed geplande dag kan veranderen zodra er tussendoor een nieuwe aanvraag binnenkomt. Een klant die vraagt of je vandaag nog langs kunt komen, past niet altijd zomaar in de route die je al hebt gepland. Zeg je nee, dan loop je mogelijk een klus mis. Zeg je ja zonder naar de locatie en je andere afspraken te kijken, dan kan de rest van je planning in de knel komen.

Daar kan automatisch plannen bij helpen. Klanten boeken zelf een moment binnen jouw beschikbare tijd, terwijl het systeem rekening houdt met de afspraken die al in je agenda staan. Zo hoef je niet bij iedere nieuwe aanvraag zelf uit te zoeken waar die nog het beste tussen past.

Hoe voorkom je dat nieuwe aanvragen je route verstoren?

Schedulinq houdt bij het tonen van beschikbare tijdsloten rekening met de route die al in je agenda staat. Boekt een klant via je linq, dan krijgt die alleen momenten te zien die logisch aansluiten op je bestaande afspraken. Een vrij moment in je agenda wordt dus niet automatisch aangeboden als de locatie eigenlijk niet goed in je route past.

Zo hoef je bij een nieuwe aanvraag niet telkens zelf te controleren of de afspraak handig uitkomt. Schedulinq doet dat voordat een tijdslot aan de klant wordt getoond, zodat nieuwe afspraken beter aansluiten op de rest van je dag.

Probeer Schedulinq 30 dagen gratis en maak je eigen boekingspagina aan. Zo laat je klanten zelf een geschikt moment kiezen, zonder dat je daar steeds je route voor hoeft om te gooien.

Een dagplanning op locatie draait om volgorde

Bij werk op locatie draait een goede dagplanning vooral om de volgorde van je afspraken. Zet eerst de vaste momenten in je agenda en plan afspraken die bij elkaar in de buurt liggen zoveel mogelijk achter elkaar. Houd daarnaast ruimte over voor administratie en eventuele uitloop. Zo voorkom je dat één vertraging meteen de rest van je dag beïnvloedt.

Diezelfde aanpak kun je ook gebruiken wanneer je als ondernemer je planning voor de hele week maakt.