Hieronder lees je hoe je Google Agenda koppelt, wat er verandert zodra je dat doet, en hoe het werkt als je liever met Outlook plant.
Wat gebeurt er als je je agenda koppelt aan Schedulinq?
Een gekoppelde agenda doet twee dingen tegelijk. Alles wat er al in staat (een tandartsafspraak, een vergadering, een dagje vrij) telt vanaf nu mee als bezette tijd, zodat een klant daar nooit overheen kan boeken. En elke nieuwe afspraak die via Schedulinq binnenkomt, wordt automatisch in diezelfde agenda gezet. Je hoeft dus nooit meer iets dubbel bij te houden.
Die koppeling hoort bij jou persoonlijk, niet bij je bedrijf. Werk je met een paar mensen samen, dan koppelt iedereen die online geboekt kan worden zijn eigen agenda.
Hoe koppel je Google Agenda aan Schedulinq?
- Ga naar Mijn profiel en zoek het blok Agenda-integraties.
- Klik op Agenda toevoegen en kies Google-account koppelen.
- Log in bij Google en geef Schedulinq toestemming om je agenda te lezen en erin te schrijven. Je komt daarna vanzelf terug op je profielpagina.
- Vink aan welke agenda’s uit dat account je wilt gebruiken. Heb je er meerdere (bijvoorbeeld een gedeelde gezinsagenda), dan hoef je niet te kiezen: je kunt ze allebei aanvinken.
- Zet per agenda Lezen en Schrijven aan of uit, en bevestig.
Klaar! Vanaf nu blokkeren je bestaande afspraken je beschikbaarheid en komen nieuwe boekingen er automatisch bij.
Let er bij stap 3 op dat je het vinkje voor je agenda niet uitzet in het Google-toestemmingsscherm. Doe je dat toch, dan is je account wel gekoppeld, maar kan Schedulinq er niets uit ophalen. Je krijgt dan een melding om opnieuw te koppelen.
Kun je ook Outlook agenda koppelen?
Ja, naast Google Agenda kun je Schedulinq ook koppelen aan Microsoft 365 of Exchange, of je gewone Outlook-account. De stappen zijn hetzelfde: ga naar Mijn profiel, klik op Agenda toevoegen en kies dit keer Microsoft-account koppelen. Log in, geef toegang en kies welke agenda’s je wilt gebruiken. Je kunt Google en Microsoft ook naast elkaar koppelen, bijvoorbeeld als je een privéagenda bij Google hebt en je werkagenda bij Microsoft draait.
Lezen en schrijven: wat is het verschil?
Elke agenda die je koppelt, krijgt twee losse vinkjes.
Lezen blokkeert je beschikbaarheid. Schedulinq haalt afspraken uit deze agenda op en behandelt ze als bezette tijd, zodat een klant er nooit meer overheen boekt.
Schrijven zet nieuwe boekingen in je agenda. Alles wat via Schedulinq wordt geboekt, verschijnt vanaf nu automatisch tussen je andere afspraken, op je telefoon en in je mail.
Zet je maar één van de twee aan, dan werkt de koppeling maar half. Zet je Schrijven bijvoorbeeld uit terwijl Lezen aanstaat, dan blokkeert je agenda nog steeds je tijd, maar komen je Schedulinq-boekingen er niet meer bij. De meeste mensen zetten allebei aan, tenzij ze een goede reden hebben om dat niet te doen (een privéagenda bijvoorbeeld, die wel je tijd mag blokkeren maar waar je liever geen werkafspraken in ziet).
Hoe bepaalt Schedulinq je reistijd via je agenda?
Zodra Schedulinq je agenda kan lezen, gebruikt het ook de locaties van je afspraken. Staat er een volledig adres bij een afspraak, dan rekent Schedulinq dat om naar een rijtijd en neemt het die mee in de tijdsloten die het nieuwe klanten aanbiedt. Je agenda-afspraken en je Schedulinq-boekingen worden daarbij samen bekeken, zodat een nieuwe klant nooit een tijdslot krijgt aangeboden dat je route verpest.
Zet je bij een afspraak alleen een plaatsnaam of iets vaags als “kantoor”, dan valt Schedulinq terug op een gemiddelde reistijd voor je werkgebied. Volledige adressen in je agenda leveren dus de scherpste planning op.
Werk je met meerdere agenda’s of een gedeelde agenda?
Je kunt tot vijf agenda’s koppelen, verdeeld over al je accounts samen. Handig als je bijvoorbeeld een eigen agenda hebt én meedraait in een gedeelde werkagenda. Bij een gedeelde agenda die met je is gedeeld als alleen-lezen, kan Schedulinq er nooit boekingen in zetten, ook niet als je Schrijven probeert aan te zetten. De afspraken die er al in staan, blokkeren dan nog gewoon je tijd.
Wil je dat een gedeelde agenda alleen bepaalde afspraken krijgt, bijvoorbeeld alleen de klussen op een vaste locatie? Dat kun je per agenda instellen, zodat je zelf bepaalt wat waar terechtkomt.
Nooit meer dubbel plannen
Eén keer je Google Agenda of Outlook koppelen, en je hoeft daarna niet meer na te denken over dubbele boekingen of gemiste afspraken. Je agenda en je boekingspagina werken vanaf dat moment als één geheel, zonder dat je zelf nog iets hoeft over te tikken.
Probeer Schedulinq 30 dagen gratis uit, zonder dat je een creditcard hoeft te koppelen.
Veelgestelde vragen
Een klant boekte me terwijl ik eigenlijk bezet was. Hoe kan dat?
Check of Lezen wel aanstaat bij de agenda waar die afspraak in stond. Staat die afspraak in Google op “Vrij” in plaats van “Bezet”, dan blokkeert hij geen tijd, ook niet als de agenda gekoppeld is.
Mijn Schedulinq-afspraken komen niet in mijn agenda terecht.
Dan staat Schrijven bij geen enkele agenda aan, of alleen bij een agenda die met je gedeeld is als alleen-lezen. Daar kan Schedulinq nooit iets in zetten.
Moet iedereen in mijn team dit apart doen?
Ja, de koppeling hoort bij één persoon. Werk je met collega’s, dan koppelt iedereen zijn eigen agenda. Als beheerder kun je dat wel voor een collega regelen via zijn of haar profielpagina.
Wat als ik mijn wachtwoord bij Google of Microsoft wijzig?
Meestal verandert er niets en blijft de koppeling gewoon werken. Trek je de toegang bij Google of Microsoft zelf in, dan stopt de koppeling en moet je hem opnieuw leggen.