Toch zijn de verschillen groter dan ze op het eerste gezicht lijken. De ene app is vooral gemaakt voor meetings, de andere voor afspraken in een salon of praktijk. En werk je bij klanten op locatie, dan speelt naast beschikbaarheid nog iets anders mee: reistijd.
Daarom vergelijken we vijf planning apps voor zelfstandige ondernemers met klantafspraken. We kijken niet alleen naar de mogelijkheid om klanten zelf te laten boeken, maar vooral naar de manier waarop iedere app je planning organiseert.
Welke planning apps vergelijken we?
In deze vergelijking kijken we naar Calendly, Reservio, Cal.com, SuperSaaS en Schedulinq.
Calendly is vooral gericht op het eenvoudig plannen van meetings. Je deelt je beschikbaarheid via een boekingslink en kunt daarnaast werken met teams, automatische workflows en routing om afspraken bij de juiste persoon terecht te laten komen.
Reservio is een uitgebreider boekingssysteem voor dienstverleners. Naast online afspraken biedt het onder andere personeelsplanning, klantbeheer, herinneringen, betalingen en een eigen boekingspagina.
Cal.com combineert online boeken met uitgebreide mogelijkheden voor teams. Denk aan gezamenlijke beschikbaarheid, round robin planning, routingformulieren en automatische workflows.
SuperSaaS is flexibel ingericht voor verschillende soorten reserveringen. Je kunt afspraken, medewerkers, diensten, ruimtes en andere resources plannen en klanten zelf laten boeken. Ook betalingen en herinneringen kunnen via het systeem worden geregeld.
Schedulinq richt zich specifiek op ondernemers die afspraken bij klanten op locatie uitvoeren. Klanten boeken zelf, maar krijgen alleen tijden aangeboden die logisch aansluiten op de afspraken en locaties die al in je planning staan.
Planning apps vergelijken
Alle vijf de apps nemen een deel van het handmatig plannen uit handen. Het belangrijkste verschil voor ondernemers die onderweg zijn, zit in de manier waarop ze omgaan met de tijd tussen twee afspraken. Calendly, Reservio, Cal.com en SuperSaaS werken allemaal met een vooraf ingestelde buffer. Schedulinq gebruikt de locatie van afspraken om te bepalen welke tijden nog logisch in je route passen.
| Functie | Calendly | Reservio | Cal.com | SuperSaaS | Schedulinq |
|---|---|---|---|---|---|
| Klanten boeken zelf | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Geschikt voor meerdere medewerkers | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Automatische herinneringen | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Koppeling met externe agenda | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Ruimte tussen afspraken | Buffer instellen | Buffer per dienst | Buffer instellen | Buffer instellen voor reistijd | Automatisch berekend |
| Houdt rekening met de locatie van bestaande afspraken | Niet via automatische routeberekening | Werkt met ingestelde buffers | Werkt met ingestelde buffers | Werkt met een ingestelde buffer | Ja |
| Vooral geschikt voor | Meetings en gesprekken | Diensten op vaste locaties | Meetings en teams | Flexibele reserveringen en resources | Afspraken bij klanten op locatie |
De juiste app hangt daarom vooral af van het soort afspraken dat je maakt. Heb je voornamelijk online gesprekken of afspraken op één vaste locatie, dan is automatische routeplanning minder belangrijk. Rijd je meerdere keren per dag naar klanten, dan kan een vrij tijdstip in je agenda alsnog een onhandig tijdstip zijn.
Calendly voor eenvoudig afspraken plannen
Calendly is waarschijnlijk een van de bekendste tools voor het online plannen van afspraken. Je koppelt je agenda, bepaalt wanneer je beschikbaar bent en deelt vervolgens een link waarmee iemand zelf een moment kiest. Calendly voorkomt daarbij dat afspraken worden gepland op momenten waarop je al bezet bent.
Voor teams zijn er uitgebreidere mogelijkheden. Je kunt afspraken bijvoorbeeld via round robin verdelen of Routing Forms gebruiken om iemand op basis van ingevulde gegevens naar de juiste persoon of het juiste type afspraak te sturen.
Moet je tussen afspraken reizen, dan kun je buffers gebruiken om daar ruimte voor vrij te houden. Die buffer is vooraf ingesteld en wordt niet automatisch berekend aan de hand van de adressen van twee afspraken.
Calendly past daardoor vooral goed wanneer je gesprekken, consultaties en meetings wilt automatiseren en de locatie van opeenvolgende afspraken geen grote rol speelt.
Reservio voor dienstverleners met veel boekingen
Reservio gaat verder dan alleen een boekingslink. Het systeem combineert online afspraken met onder andere een boekingswebsite, klantbeheer, personeelsplanning, herinneringen en betalingen. Klanten kunnen zelf een dienst, tijdstip en eventueel medewerker kiezen.
Dat maakt Reservio vooral interessant voor bedrijven die veel afspraken vanuit een vaste locatie verwerken. Denk aan salons, sportscholen, praktijken en andere dienstverleners. Reservio biedt hiervoor ook functies zoals groepsboekingen, een klantendatabase en personeelsroosters.
Tussen afspraken kun je een buffer instellen. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn om een ruimte klaar te maken of om tijd voor reizen vrij te houden. De lengte van die buffer stel je zelf vooraf in.
Voor ondernemers die vooral op één locatie werken, biedt Reservio daarmee veel functies in één systeem. Wie gedurende de dag verschillende klantadressen bezoekt, moet de benodigde reistijd zelf in de planning verwerken.
Cal.com voor teams die veel willen instellen
Cal.com werkt net als Calendly met boekingslinks, maar biedt veel mogelijkheden om de manier waarop afspraken worden verdeeld zelf in te richten. Het systeem ondersteunt onder andere round robin planning, routingformulieren, gezamenlijke afspraken en automatische workflows.
Dat maakt Cal.com vooral interessant wanneer je meerdere medewerkers hebt en vooraf regels wilt instellen voor wie welke afspraak krijgt. Een klant kan bijvoorbeeld op basis van bepaalde gegevens naar het juiste team of type afspraak worden gestuurd.
Ook herinneringen, agenda synchronisatie en betalingen via onder andere Stripe worden ondersteund.
Voor afspraken waarvoor je moet reizen kun je buffer time gebruiken. Cal.com noemt dit zelf ook als manier om tijd voor woon werkverkeer of reizen tussen afspraken vrij te houden. Je bepaalt die extra tijd echter vooraf.
Cal.com is daardoor vooral sterk wanneer je flexibiliteit zoekt in de manier waarop afspraken binnen je team worden verdeeld.
SuperSaaS voor complexe reserveringen
SuperSaaS is breed opgezet en kan verschillende soorten planningen aan. Je kunt werken met afspraken, groepen, diensten en resources. Daardoor kun je bijvoorbeeld niet alleen een medewerker beschikbaar stellen, maar ook rekening houden met de beschikbaarheid van een ruimte of ander middel dat voor de afspraak nodig is.
Klanten kunnen zelf boeken en het systeem ondersteunt onder andere automatische herinneringen, betalingen en synchronisatie met Google Calendar en Microsoft Outlook.
SuperSaaS laat je daarnaast een buffer tussen afspraken instellen, en noemt reistijd zelf als reden om die te gebruiken. Dat voorkomt dat twee afspraken direct op elkaar worden gepland wanneer je tussendoor onderweg moet zijn.
Die buffer leg je zelf vast, als een vast aantal minuten. Daarmee kun je dus ruimte reserveren om van klant naar klant te rijden, maar de beschikbare tijden worden niet automatisch bepaald door te berekenen waar die klanten zich ten opzichte van elkaar bevinden.
SuperSaaS past vooral goed bij bedrijven die veel verschillende soorten afspraken of resources binnen één systeem willen organiseren.
Schedulinq voor afspraken bij klanten op locatie
Schedulinq begint op hetzelfde punt als de andere vier apps. Je bepaalt je diensten en beschikbaarheid, maakt een boekingspagina aan en klanten kunnen vervolgens zelf een afspraak kiezen. Het verschil zit in de tijdstippen die de klant te zien krijgt.
Schedulinq kijkt voordat een tijd beschikbaar wordt naar de afspraken die al in je agenda staan en waar die plaatsvinden. Een klant krijgt vervolgens alleen momenten te zien die geografisch logisch aansluiten op je bestaande route.
Staat je eerste afspraak bijvoorbeeld in Haarlem en je tweede in Hoofddorp, dan wordt bij een nieuwe aanvraag meegewogen waar die klant zit. Een vrij uur in de agenda is dus niet automatisch een boekbaar uur wanneer die afspraak je naar de andere kant van je werkgebied zou sturen.
Werk je met meerdere medewerkers, dan kun je per persoon onder andere het werkgebied, de werktijden en diensten instellen. Schedulinq kijkt vervolgens welke medewerker bij het adres en het beschikbare moment past.
Daarnaast worden bevestigingen en herinneringen automatisch verstuurd en kun je Schedulinq koppelen aan Google, Microsoft of Teamleader.
Schedulinq is daarmee vooral bedoeld voor ondernemers en kleinere teams die meerdere afspraken per dag op verschillende locaties uitvoeren.
Probeer Schedulinq 30 dagen gratis en kijk wat routebewust plannen voor je werkdag betekent.
Welke planning app past bij jou?
De beste planning app hangt niet alleen af van hoeveel functies een systeem heeft. Belangrijker is welk probleem je ermee wilt oplossen.
Wil je vooral eenvoudig meetings laten boeken? Dan is Calendly een toegankelijke optie met veel mogelijkheden voor individuele gebruikers en teams.
Run je een salon, praktijk of andere onderneming waarbij klanten voornamelijk naar jou toe komen? Dan biedt Reservio veel functies voor afspraken, medewerkers, klanten en betalingen binnen één omgeving.
Wil je veel vrijheid in de manier waarop afspraken over teams worden verdeeld en workflows worden ingericht? Dan biedt Cal.com uitgebreide mogelijkheden voor routing en automatisering.
Heb je verschillende soorten reserveringen, medewerkers en resources die allemaal samen moeten komen in één planning? Dan is SuperSaaS een flexibele optie.
Rijd je zelf of met je medewerkers naar klanten toe? Dan wordt niet alleen beschikbaarheid belangrijk, maar ook waar een afspraak plaatsvindt. Schedulinq is van deze vijf specifiek gebouwd om die locatie mee te nemen bij het bepalen van de beschikbare tijdsloten.
Kijk daarom niet alleen naar de vraag of een klant zelf kan boeken. Dat kunnen al deze apps. Kijk vooral naar wat er moet gebeuren nadat een klant op je boekingspagina terechtkomt.
Wil je meer grip krijgen op je huidige werkwijze? Lees dan hoe je als ondernemer een planning maakt die klopt. Of bekijk direct de planning app van Schedulinq.
Veelgestelde vragen
Wat is een planning app voor kleine ondernemers?
Een planning app helpt kleine ondernemers om klantafspraken eenvoudiger te organiseren. Je stelt zelf je beschikbaarheid in en klanten kiezen via een boekingslink of boekingspagina een geschikt moment. Zo hoef je minder tijd te besteden aan bellen, mailen en afstemmen. De apps in dit artikel richten zich specifiek op klantafspraken.
Wat is het verschil tussen planning software en een planning app?
Planning software is een brede term en kan bijvoorbeeld ook worden gebruikt voor personeelsroosters, projectplanning en capaciteitsbeheer. Een planning app voor klantafspraken heeft een specifieker doel: klanten zelf een geschikt moment laten boeken binnen jouw beschikbaarheid.
Wat is het verschil tussen een buffer en automatische routeberekening?
Met een buffer reserveer je vooraf een vast aantal minuten tussen twee afspraken. Bij automatische routeberekening kijkt het systeem naar de locatie van een nieuwe klant en naar de afspraken die al in je agenda staan. Schedulinq gebruikt die informatie om alleen tijdsloten te tonen die logisch in je route passen. Vooral wanneer je meerdere klanten op verschillende locaties bezoekt, kan dat veel verschil maken.
Werkt Schedulinq ook op Android?
Ja, Schedulinq werkt via de browser op zowel Android als iOS. Je hoeft dus geen aparte app te installeren. Klanten boeken via jouw boekingspagina en jij beheert je afspraken via hetzelfde platform.
Wat is het verschil tussen Calendly en Schedulinq?
Calendly is vooral gericht op het plannen van meetings en afspraken waarbij de locatie meestal geen grote rol speelt. Je stelt je beschikbaarheid in en kunt extra tijd tussen afspraken reserveren. Schedulinq kijkt daarnaast naar de locatie van je afspraken en bepaalt welke tijdsloten logisch aansluiten op je bestaande route. Dat is vooral handig als je meerdere keren per dag naar klanten toe rijdt.