Op dat moment gaan veel bedrijven op zoek naar een digitaal planbord. Alleen kan die term verschillende dingen betekenen. Van een eenvoudige digitale agenda tot een uitgebreid systeem waarmee je medewerkers, routes en klussen plant.
In dit artikel kijken we naar digitaal plannen voor bedrijven die afspraken op locatie uitvoeren. Wanneer is papier of Excel nog voldoende en wanneer wordt het tijd om over te stappen?
Wat is een digitaal planbord voor een servicebedrijf?
Een digitaal planbord geeft je overzicht over de afspraken en klussen van jezelf en je medewerkers. Je ziet wie waar moet zijn, wat er al gepland staat en waar nog ruimte beschikbaar is.
Het belangrijkste verschil met een papieren agenda of whiteboard is dat iedereen naar dezelfde actuele planning kijkt. Verander je een afspraak, dan is die wijziging direct zichtbaar. Je hoeft dus niet telkens een nieuwe versie van een Excelbestand rond te sturen of medewerkers apart te bellen of appen.
Papieren agenda, Excel of digitaal planbord
Welke manier van plannen het beste werkt, hangt vooral af van de grootte van je bedrijf en waar je nu tijd aan verliest.
| Optie | Waar het goed voor werkt | Waar je tegenaan kunt lopen |
|---|---|---|
| Papieren agenda of whiteboard | Overzicht voor jezelf of een klein vast team | Wijzigingen moet je zelf verwerken en doorgeven |
| Excel of Google Sheets | Centraal overzicht en eenvoudige planning | Afspraken en wijzigingen vragen nog steeds handmatig werk |
| WhatsApp of telefoon | Snel iets afstemmen met klanten of medewerkers | Iedere afspraak vraagt opnieuw contact en afstemming |
| Digitaal planbord voor teams | Medewerkers, klussen en capaciteit verdelen | Klanten moeten vaak nog steeds zelf contact opnemen om te boeken |
| Schedulinq | Klanten zelf afspraken laten boeken binnen jouw beschikbaarheid en route | Niet bedoeld als uitgebreid systeem voor de aansturing van zeer grote teams |
In de praktijk combineren veel bedrijven verschillende oplossingen. De planning staat bijvoorbeeld in Excel, terwijl wijzigingen via WhatsApp worden doorgegeven en klanten bellen om een afspraak te maken.
Dat kan lange tijd goed werken. Maar hoe meer afspraken je krijgt, hoe meer tijd je kwijt bent aan het afstemmen, aanpassen en doorgeven ervan.
Vijf criteria om te bepalen of digitaal plannen bij je past
Twijfel je of het tijd is om over te stappen? Kijk dan vooral naar deze vijf punten.
1. Hoeveel contact is nodig voor één afspraak?
Moet iedere klant eerst bellen, appen of mailen voordat er een afspraak in je agenda staat? Dan kost iedere nieuwe boeking jou tijd.
Dat betekent niet direct dat je een uitgebreid planbord nodig hebt. Het kan ook betekenen dat vooral het plannen met klanten slimmer kan.
2. Hoe vaak verandert je planning?
Blijft je agenda meestal staan zoals je hem aan het begin van de week hebt gepland? Dan kun je met een eenvoudige oplossing vaak prima uit de voeten.
Veranderen afspraken regelmatig door spoedklussen, annuleringen of verschuivingen? Dan wordt het belangrijker dat iedereen altijd dezelfde actuele planning ziet.
3. Hoeveel medewerkers moet je plannen?
Met een klein team kun je vaak nog eenvoudig overleggen. Naarmate er meer medewerkers bijkomen, wordt het lastiger om te bepalen wie beschikbaar is, wie in de buurt werkt en bij wie een nieuwe afspraak het beste past.
Op dat moment heb je niet alleen een agenda nodig, maar ook meer overzicht over de verdeling van afspraken.
4. Verwacht je dat je team gaat groeien?
Verwacht je het komende jaar meerdere medewerkers toe te voegen? Dan is het verstandig om daar bij je keuze alvast rekening mee te houden.
Een systeem dat nu goed werkt voor drie mensen, moet idealiter ook werkbaar blijven wanneer je straks met acht of tien mensen bent.
5. Welke software gebruik je al?
Werk je met een CRM, facturatiesysteem of andere software? Kijk dan ook hoe een nieuwe planning daarin past.
Hoe minder gegevens je dubbel hoeft in te voeren, hoe eenvoudiger je dagelijkse werkwijze blijft.
Niet ieder digitaal planbord lost hetzelfde probleem op
Digitale planningssystemen kun je grofweg in twee groepen verdelen.
De eerste groep richt zich vooral op de planning van medewerkers. Je verdeelt klussen over je team, ziet wie beschikbaar is en kunt rekening houden met bijvoorbeeld specialismen of capaciteit. Dat is vooral handig wanneer het aansturen van je buitendienst steeds complexer wordt.
De tweede groep richt zich op het moment vóórdat een afspraak in je planning staat. Daarbij draait het vooral om de vraag hoe klanten een geschikt moment kunnen boeken zonder dat jij daarvoor steeds hoeft te bellen, mailen of appen.
Schedulinq valt in die tweede categorie. Klanten kiezen zelf een tijdstip via je persoonlijke linq. Daarbij krijgen ze alleen momenten te zien die passen binnen jouw beschikbaarheid, werkgebied en bestaande route.
Heb je vooral veel werk aan het aannemen en inplannen van afspraken? Dan kan zo’n oplossing een logischere eerste stap zijn dan een uitgebreid systeem voor personeelsplanning.
Wat kost handmatig plannen je?
Het kost vaak niet één grote handeling veel tijd. Juist alle kleine momenten bij elkaar tellen op.
Een klant belt om een afspraak te verzetten. Een medewerker moet weten dat het adres is gewijzigd. Een spoedklus moet nog ergens tussen. Daarna moet je de planning op meerdere plekken aanpassen.
Hoe groter je team en hoe voller je agenda, hoe vaker zulke momenten voorkomen. Daarnaast neemt de kans op misverstanden toe. Denk aan een dubbele boeking, een medewerker die nog uitgaat van de oude tijd of een afspraak die op één plek wel is aangepast en op een andere niet.
Kies op basis van waar je tijd verliest
Vraag jezelf daarom niet alleen af welk systeem de meeste functies heeft. Kijk vooral naar het probleem dat je wilt oplossen.
Ben je veel tijd kwijt aan het verdelen van werk over medewerkers? Dan heb je vooral behoefte aan een digitaal planbord waarmee je je team kunt coördineren.
Ben je juist veel tijd kwijt aan telefoontjes, mails en berichten om afspraken met klanten vast te leggen? Dan kan een systeem waarmee klanten zelf boeken meer opleveren.
Met Schedulinq stel je je beschikbaarheid en werkgebied in, eventueel per medewerker. Klanten zien vervolgens alleen tijdsloten die binnen die planning passen. Ook wordt rekening gehouden met de route die al in de agenda staat.
Zo blijft de controle bij jou, terwijl klanten zelf een geschikt moment kunnen kiezen. Probeer Schedulinq 30 dagen gratis en ontdek hoe zelf boeken binnen jouw planning werkt.
Welk type planning past bij jouw bedrijf?
Een papieren agenda of whiteboard kan prima werken zolang je team klein is en er weinig verandert. Wordt het verdelen van klussen over medewerkers steeds ingewikkelder, dan biedt een digitaal planbord meer overzicht.
Maar misschien zit je grootste tijdverlies helemaal niet in het planbord zelf. Als je vooral veel tijd kwijt bent aan het maken en afstemmen van afspraken met klanten, kan het slimmer zijn om juist dat proces te automatiseren.
Wil je eerst je huidige werkwijze onder de loep nemen? Lees dan hoe je als ondernemer een planning maakt die werkt of bekijk de planning app van Schedulinq.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een digitaal planbord en een boekingssysteem?
Een digitaal planbord helpt je vooral om werk en afspraken over je team te verdelen. Een boekingssysteem zoals Schedulinq richt zich op het moment daarvoor: klanten plannen zelf een afspraak in binnen de mogelijkheden die jij beschikbaar stelt. Daardoor ben je minder tijd kwijt aan bellen, mailen en afstemmen.
Werkt Schedulinq ook met meerdere medewerkers?
Ja, je kunt per medewerker een eigen rooster en werkgebied instellen. Klanten krijgen vervolgens alleen momenten te zien die passen bij de beschikbare medewerkers in hun omgeving.
Mijn planning verandert vaak door spoedklussen. Kan Schedulinq daarbij helpen?
Ja, Schedulinq laat klanten alleen tijdsloten zien die passen bij je actuele beschikbaarheid en bestaande route. Verandert er iets in je planning, dan worden de beschikbare momenten daarop aangepast.
Ik verlies vooral tijd aan het afstemmen met klanten. Wat past dan bij mij?
Dan sluit Schedulinq waarschijnlijk beter aan dan een uitgebreid planbord voor teamplanning. Klanten kiezen zelf via jouw linq een geschikt moment, zodat jij niet iedere afspraak handmatig hoeft af te stemmen.
Kan Schedulinq meegroeien met mijn team?
Ja, zodra je team groeit, voeg je eenvoudig nieuwe medewerkers toe. Per medewerker stel je de werktijden en het werkgebied in, zodat klanten altijd kunnen boeken bij iemand die beschikbaar is en in de buurt werkt.