Werk je veel met klanten, dan ziet je dag er anders uit. Een klant belt tussendoor, een afspraak loopt uit of er komt een bericht binnen waarop snel een reactie wordt verwacht. Zulke onderbrekingen zijn geen uitzondering, maar onderdeel van je werkdag.
Timemanagement draait dan minder om het perfect indelen van ieder uur en meer om het beschermen van je aandacht. Hieronder lees je hoe je dat aanpakt zonder klantcontact uit de weg te gaan.
Waarom klassieke timemanagementtechnieken niet altijd werken
Technieken zoals Pomodoro, timeblocking en de Eisenhowermatrix gaan ervan uit dat jij grotendeels bepaalt wanneer je aan een taak begint en wanneer je ermee stopt.
Bij klantwerk heb je daar minder controle over. Een telefoontje komt binnen terwijl je ergens mee bezig bent. Een afspraak duurt langer dan verwacht. Of een klant stelt tussendoor een vraag die je aandacht vraagt.
Daardoor werkt een focusblok van een half uur in de praktijk niet altijd als een half uur geconcentreerd werken. Word je halverwege onderbroken, dan kost niet alleen het telefoontje tijd. Je moet daarna ook weer terugkomen in waar je mee bezig was.
Het probleem zit dus niet per se in de techniek, maar in de manier waarop je werkdag eruitziet. Als onderbrekingen een vast onderdeel van je werk zijn, moet je daar ook je planning op aanpassen.
Wat een werkonderbreking je echt kost
Een telefoontje van twee minuten kost vaak meer dan alleen die twee minuten. Na het gesprek moet je opnieuw bepalen waar je was, wat je aan het doen was en wat je volgende stap zou zijn.
Hoe vaker dat op een dag gebeurt, hoe moeilijker het wordt om langere tijd geconcentreerd aan iets te werken.
Daarom kan een dag met meerdere korte onderbrekingen vermoeiender zijn dan een dag met een paar langere afspraken. Het gaat niet alleen om hoeveel tijd klantcontact kost, maar vooral om hoe vaak je moet schakelen.
Een geplande afspraak werkt anders. Je weet vooraf wanneer die begint en kunt je werk eromheen organiseren. Een onverwacht telefoontje midden in een taak vraagt direct om een omschakeling.
Goed timemanagement bij klantafspraken draait daarom niet om minder contact met klanten, maar om zoveel mogelijk voorspelbaarheid.
Drie gewoontes die helpen bij klantafspraken
Je hoeft niet ieder telefoontje of bericht direct te beantwoorden. Met een paar vaste afspraken met jezelf voorkom je dat klantcontact je hele dag bepaalt.
1. Verzamel klantcontact op vaste momenten
Een bericht meteen beantwoorden voelt efficiënt, maar iedere reactie haalt je opnieuw uit je werk.
Plan daarom één of meerdere momenten op de dag waarop je berichten, mails en gemiste oproepen achter elkaar afhandelt. Je besteedt waarschijnlijk ongeveer dezelfde tijd aan het beantwoorden zelf, maar hoeft minder vaak te schakelen.
2. Bescherm één vast blok per dag
Je hele werkdag vrijhouden van onderbrekingen is bij klantwerk meestal niet realistisch. Eén vast blok beschermen is dat wel.
Reserveer bijvoorbeeld het eerste uur van de ochtend voor werk waarvoor je concentratie nodig hebt. Behandel dat moment net als een klantafspraak en plan er niets anders overheen.
Zo weet je dat je iedere dag in ieder geval één periode hebt waarin je ongestoord kunt werken.
3. Bepaal vooraf wat echt spoed is
Niet iedere vraag hoeft direct te worden beantwoord. Toch voelt dat vaak wel zo als een bericht eenmaal binnenkomt.
Bepaal daarom vooraf wat voor jou onder spoed valt. Een klant die vandaag niet verder kan zonder jouw antwoord vraagt misschien om directe actie. Een vraag die ook vanmiddag beantwoord kan worden niet.
Door dat onderscheid vooraf te maken, hoef je niet bij ieder bericht opnieuw te beslissen wat je ermee doet.
Wanneer hoef je niet direct ja te zeggen?
Een klant niet meteen helpen betekent niet automatisch dat je nee zegt. Soms kun je prima aangeven dat je er later die ochtend of middag op terugkomt. De klant krijgt nog steeds antwoord, maar jij hoeft niet direct alles uit je handen te laten vallen.
Het gaat dus niet alleen om de vraag of je iets voor een klant doet, maar ook om wanneer je dat doet.
Juist dat verschil helpt om je eigen planning beter te bewaken zonder dat dit ten koste hoeft te gaan van je service.
Waarom alleen discipline niet genoeg is
De gewoontes hierboven helpen om minder vaak te worden afgeleid. Toch vragen ze nog steeds iedere keer iets van jou.
Je ziet een bericht binnenkomen en moet besluiten of het kan wachten. Je telefoon gaat en je moet kiezen of je opneemt. Iedere keer dat dat gebeurt, wordt je aandacht toch even naar het klantcontact getrokken.
Daarom zit er een grens aan wat je met alleen discipline en een strakkere planning kunt oplossen. Zolang iedere afspraak eerst via jou binnenkomt, blijf jij degene die moet reageren, beoordelen en inplannen.
Hoe voorkom je werkonderbrekingen voordat ze ontstaan?
Een deel van die onderbrekingen kun je voorkomen door klanten zelf een geschikt moment te laten kiezen.
Met Schedulinq bepaal je vooraf wanneer jij en je medewerkers beschikbaar zijn. Klanten krijgen vervolgens alleen momenten te zien die binnen die beschikbaarheid passen.
Wil je iedere ochtend een uur vrijhouden voor geconcentreerd werk? Dan maak je dat uur niet beschikbaar voor boekingen. Een klant kan op dat moment dus geen afspraak inplannen.
Daarmee verplaats je een deel van het plannen van jou naar de klant. Je hoeft minder vaak tussendoor te bellen, mailen of appen om agenda’s naast elkaar te leggen.
Schedulinq houdt bovendien rekening met je bestaande afspraken en route, zodat klanten alleen tijdsloten zien die logisch in je planning passen.
Probeer Schedulinq 30 dagen gratis en maak direct je eigen boekingspagina aan.
Bescherm je aandacht door je dag voorspelbaarder te maken
Timemanagement met veel klantafspraken draait niet om het volledig voorkomen van onderbrekingen. Dat is meestal niet realistisch.
Je kunt wel bepalen wanneer je klantcontact afhandelt, één vast focusmoment beschermen en vooraf onderscheid maken tussen spoed en zaken die kunnen wachten. Daarmee voorkom je dat iedere binnenkomende vraag automatisch je planning bepaalt.
Kun je daarnaast een deel van het plannen uit handen geven, dan ontstaat er nog meer rust. Klanten kiezen zelf een geschikt moment binnen de ruimte die jij beschikbaar stelt, waardoor je minder vaak tijdens je werk hoeft te schakelen.
Wil je ook meer grip op de rest van je week? Lees dan hoe je als ondernemer een planning maakt die werkt. Of bekijk de planning app van Schedulinq en laat klanten zelf een passend moment kiezen.
Veelgestelde vragen
Wat is timemanagement?
Timemanagement betekent dat je bewust omgaat met de tijd die je hebt. Voor ondernemers met klantafspraken draait dat niet alleen om het plannen van taken, maar vooral om het bewaken van je aandacht. Afspraken liggen vaak al vast, dus het verschil maak je vooral in hoe je de tijd daaromheen indeelt.
Werken timemanagementtechnieken zoals Pomodoro ook als je klantafspraken hebt?
Tot op zekere hoogte. Technieken zoals Pomodoro en timeblocking werken het beste wanneer je zelf bepaalt wanneer je begint en stopt. Bij veel klantcontact heb je daar minder controle over. Vaak werkt het beter om klantvragen op vaste momenten te beantwoorden en dagelijks één blok vrij te houden voor werk dat concentratie vraagt.
Wat zijn de grootste tijdverspillers voor ondernemers die werken op locatie?
Vooral onverwachte telefoontjes en berichten zorgen voor tijdverlies. Niet alleen omdat ze tijd kosten, maar ook omdat je steeds opnieuw moet schakelen. Na een korte onderbreking moet je weer terugkomen in de taak waar je mee bezig was.
Hoe voorkom ik dat klantcontact mijn hele dag bepaalt?
Plan vaste momenten waarop je berichten en planningsvragen behandelt, in plaats van overal direct op te reageren. Je kunt ook een deel van dat contact voorkomen door klanten zelf een afspraak te laten kiezen via Schedulinq. Zo hoef je minder vaak heen en weer te bellen of mailen over een geschikt moment.